Tecnicamente, una check list è una lista di controllo, che ci serve per vidimare tutte le fasi di una procedura, man mano che la completiamo.
Per organizzare un party che convoglierà diverse attività e un folto numero di partecipanti, quindi, l’ideale è prepararne una che sia funzionale al risultato, perché tra impegni, imprevisti e vita quotidiana non si finisca per perdersi qualche passaggio e combinare qualche guaio!
Ma qual è la check list più adatta e specifica per una festa?
Ecco tutto quello che c’è da sapere.
#1. Data
La prima cosa da fare è stabilire una data per i festeggiamenti: che sia nel weekend o infrasettimanale, l’ideale è confrontarsi con gli invitati per capirne le disponibilità e cercare di incastrare gli impegni di tutti. Difficile ma non impossibile.
Per farlo, in fondo, basta creare un sondaggio all’interno di un gruppo WhatsApp o Facebook e controllarne le risposte! Uno dei tanti vantaggi della tecnologia.
#2. Numero degli invitati
Al secondo posto della vostra lista sicuramente troneggeranno i numeri: capire quanti ospiti saranno presenti, almeno orientativamente, è importante per scegliere la location e stabilire il budget da investire che si troverà, infatti, al prossimo punto.
#3. Budget
Eventuale fitto del locale, food & drink, decorazioni, torta, addobbi… tutto deve rientrare all’interno del budget che stabilirete, quindi meglio farvi un’idea di tutto quello che vi servirà, preventivando anche una piccola dose di imprevisti e di spese improvvise da sostenere.
Insomma, cercate di non farvi cogliere impreparati e di rispettare le vostre esigenze, per non trovarvi in difficoltà.
#4. Inventario
Eh sì, all’interno della vostra lista c’è un punto che vi commissionerà… di fare un’altra lista!
Fare un inventario di tutto ciò che vi occorrerà sarà fondamentale non solo ai fini del budget, ma anche per non dimenticare niente quando la festa sarà finita e dovrete riportare tutto a casa, se vi troverete in una location esterna. Dopo una giornata di divertimento, spensieratezza e relax assoluto, è facile ritrovarsi sbadati e confusi: un piccolo aiuto di questo tipo vi renderà il “dopo serata” molto più veloce e semplice!
#5. Menù
Infine, incrociando le questioni data, budget e invitati, bisogna pensare al menù da proporre. Le varianti sono infinite, dal salato al dolce, dai drink ai gelati e ai semifreddi. L’importante è scegliere le modalità (pranzo, cena, buffet) e orientarsi attraverso i gusti e le esigenze degli ospiti. In sostanza, è importante che tutti abbiano sempre qualcosa da sgranocchiare, per cui è da vagliare la presenza di vegetariani, vegani, persone che seguono un regime alimentare particolare o dietetico, intolleranti, allergici etc.
La riuscita di un evento non è solo decretabile attraverso il divertimento del festeggiato, ma anche dalla complicità e dal grado di soddisfazione di tutti coloro che vi hanno preso parte!